Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Xinru Tang
Möwenweg 5
91056 Erlangen
Deutschland
E-Mail: support@crm-buchhaltung.de

2. Besuch dieser Website

Die Website wird von unserem Server in Frankfurt am Main ausgeliefert (Amazon Web Services, Region eu-central-1; Webserver Caddy). Dabei wird Ihre IP-Adresse technisch verarbeitet, um die Seite zu übertragen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Website bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Der Webserver schreibt keine Zugriffsprotokolle: welche Seite Sie von welcher IP-Adresse abgerufen haben, wird nicht gespeichert. Technische Fehlermeldungen des Webservers, etwa zu einem abgebrochenen Verbindungsaufbau, können eine IP-Adresse enthalten; sie unterliegen der Größenbegrenzung aus Abschnitt 5.

Es werden keine Cookies gesetzt, keine Analyse- oder Werbedienste genutzt und keine Schriften oder Skripte von Dritten geladen.

3. Nutzung der App

Wenn Sie die App mit HubSpot verbinden, verarbeiten wir zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

• aus HubSpot gelesene Deal-Daten: Deal-ID, Name, Betrag, Abschlussdatum, Pipeline, Phase, Währung;
• die ID Ihres HubSpot-Portals, über die wir die Verbindung Ihrem Konto zuordnen;
• die HubSpot-Zugangsschlüssel (verschlüsselt gespeichert);
• Ihre Einrichtungsdaten: Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen, Wirtschaftsjahr, Kontenzuordnung, gegebenenfalls Kostenstellen (KOST1/KOST2) und die eingeschalteten Zusatzfunktionen;
• Ihre Antwort auf die Frage in der Einrichtung, womit Sie Ihre Rechnungen erstellen;
• nur wenn Sie Debitoren je Kunde einschalten: Name und Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort, Land) der Firmen, die mit den Deals verknüpft sind, und die vergebene Debitorennummer;
• nur wenn Sie die monatliche Erinnerung einschalten: die Erinnerungen (Zeitraum, Datum, ob sie ausgeblendet wurden);
• die daraus erstellten Buchungen, deren Verlauf und die erzeugten Exportdateien (Buchungsstapel, gegebenenfalls Stammdaten-Datei).

Enthalten Deal-Namen oder Firmendaten personenbezogene Daten Ihrer Kunden (etwa bei Einzelunternehmern), verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag. Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Die App setzt ein Sitzungs-Cookie, das für die Anmeldung technisch erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es enthält keine Zugangsschlüssel.

4. Empfänger und Hosting

Website, App und Datenbank laufen auf einem Server von Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon Lightsail) in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1). Die Datenbank und ihre Sicherungen liegen auf einem verschlüsselten Datenträger. Mit AWS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AWS Data Processing Addendum, Bestandteil der AWS Service Terms). Zahlungsdienstleister nutzen wir derzeit nicht.

HubSpot: Die App liest die oben genannten Daten aus Ihrem HubSpot-Konto. Wenn Sie die Rückmeldung des Exportstatus einschalten, schreibt sie an jeden betroffenen Deal den Status der Buchung und einen kurzen Hinweis (zum Beispiel Exportdatum und Dateiname oder einen Fehlercode). Empfänger dieser Angaben ist dann HubSpot als Anbieter Ihres CRM.

5. Speicherdauer

• Daten der App: bis Sie die Verbindung trennen. Dann werden sie gelöscht.
• Deinstallieren Sie die App in HubSpot, ohne vorher die Verbindung zu trennen, wird der Zugangsschlüssel ungültig. Verbindungen mit ungültigem Zugangsschlüssel löschen wir nach 30 Tagen automatisch mit allen Daten.
• Datensicherungen der Datenbank: 14 Tage. Gelöschte Daten sind so lange noch in verschlüsselten Sicherungen enthalten.
• Protokolle der App: auf dem Server größenbegrenzt (höchstens etwa 30 MB je Dienst, ältere Einträge werden überschrieben). Sie enthalten keine Zugangsschlüssel.

6. Kontakt per E-Mail

Schreiben Sie uns an eine Adresse unter crm-buchhaltung.de, verarbeiten wir Ihre Nachricht mit Ihrer E-Mail-Adresse und den Angaben darin, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn sie einen Vertrag betrifft, sonst lit. f).

Die Nachricht wird von Amazon Simple Email Service (Amazon Web Services EMEA SARL) in der Region Frankfurt am Main empfangen, dort verschlüsselt 30 Tage gespeichert und an unser E-Mail-Postfach bei Google (Gmail; Google Ireland Limited, Irland) weitergeleitet, in dem wir sie bearbeiten. Google kann Daten auch in den USA verarbeiten; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO).

Wir löschen Nachrichten, wenn sie für die Anfrage nicht mehr gebraucht werden. Geschäftliche Korrespondenz bewahren wir bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auf (bis zu sechs Jahre, § 147 Abgabenordnung).

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) in Ansbach, www.lda.bayern.de.