Für die Steuerkanzlei: was Sie importieren

Ihr Mandant führt seinen Vertrieb in HubSpot oder Pipedrive und gibt Ihnen eine Datei, die er mit CRM-Buchhaltung erzeugt hat: einen Buchungsstapel im DATEV-Format EXTF, eine Zeile je gewonnenem Deal. Diese Seite beschreibt, was in der Datei steht und was nicht.

Stand: Beta. Die Datei folgt der DATEV-Schnittstellenbeschreibung für das EXTF-Format. Sie ist noch nicht durch einen Import in einer Kanzlei bestätigt. Wenn Sie sie in einem Übungsmandanten testen, hilft uns Ihre Rückmeldung, auch wenn der Import scheitert.

Die Dateien

Datei	Inhalt
EXTF_Buchungsstapel_JJJJMMTT_JJJJMMTT.csv	Der Buchungsstapel: EXTF, Version 700, Datenkategorie 21, Formatversion 13. Zeichensatz Windows-1252, Felder durch Semikolon getrennt, Zeilenende CR LF.
EXTF_Debitoren_JJJJMMTT_JJJJMMTT.csv	Nur wenn der Mandant je Kunde ein eigenes Debitorenkonto führt: Debitoren-Stammdaten (Datenkategorie 16) mit Kontonummer, Firmenname und Anschrift. Vor dem Buchungsstapel zu importieren.
Abstimmung_….csv	Ein Abstimmungsblatt zum Nachrechnen, kein DATEV-Import: Summen je Monat, Konto, Gegenkonto und BU-Schlüssel, dazu die Deals, die der Mandant wegen eines Fehlers ausgelassen hat, und für umgerechnete Deals Originalwährung, Originalbetrag, Kurs, Kursquelle und Kursdatum.
Begleitschreiben_….txt	Dieselben Summen als Text, die Reihenfolge des Imports und Deals, die sich nach dem Export im CRM geändert haben.

Der Dateikopf

Berater- und Mandantennummer, wie der Mandant sie von Ihnen erhalten und eingetragen hat.
Beginn des Wirtschaftsjahres und Sachkontenlänge (4 bis 8 Stellen).
Zeitraum der Buchungen. Er liegt immer innerhalb eines Wirtschaftsjahres.
Bezeichnung „HubSpot“ oder „Pipedrive“ mit dem Zeitraum, Währung EUR, Kontenrahmen 03 oder 04.
Der Stapel ist nicht festgeschrieben (Festschreibung 0).

Jede Buchungszeile

Feld	Inhalt
Umsatz	Bruttobetrag des Deals, immer positiv. Führt der Mandant seine Deals netto, wird mit dem Steuersatz gerechnet, den er für die Pipeline hinterlegt hat, und einmal kaufmännisch auf Cent gerundet. Immer in Euro: Einen Deal in fremder Währung rechnet die App nur um, wenn der Mandant eine Kursquelle gewählt hat (BMF-Monatsdurchschnitt oder EZB-Tageskurs), als Betrag geteilt durch den Kurs, vor Steuer und Rundung.
Soll/Haben-Kennzeichen	S
Konto	Das Debitorenkonto: das Sammelkonto des Mandanten oder das Personenkonto des Kunden.
Gegenkonto	Das Erlöskonto, das der Mandant für die Pipeline hinterlegt hat.
BU-Schlüssel	Nur wenn der Mandant einen hinterlegt hat, sonst leer.
Belegdatum	Das Abschlussdatum des Deals (bei Pipedrive: der Tag, an dem er gewonnen wurde) nach deutscher Zeit, als TTMM.
Belegfeld 1	„HS-“ und die HubSpot-Deal-ID oder „PD-“ und die Pipedrive-Deal-ID. Damit findet der Mandant den Deal wieder.
Buchungstext	Der Name des Deals, höchstens 60 Zeichen.
KOST1, KOST2	Nur wenn der Mandant Kostenstellen für die Pipeline hinterlegt hat.

Alle übrigen Felder bleiben leer, auch WKZ Umsatz, Kurs und Basis-Umsatz: Umgerechnete Deals stehen nur in Euro in der Datei, den Kurs nennt das Abstimmungsblatt.

Was die App festhält

Die App legt dem Mandanten die Buchungen des Zeitraums vor dem Export zur Prüfung vor; automatisch wird nie exportiert. Hat sich eine Buchung seit dieser Prüfung geändert, erzeugt die App keine Datei, bis er erneut geprüft hat.
Eine exportierte Buchung ändert sich nicht mehr und kommt in keine zweite Datei. Das gilt, solange die Verbindung besteht: Trennt der Mandant sie, löscht die App alle Daten und damit auch, was bereits exportiert war.
Ändert sich ein Deal nach dem Export im CRM, etwa der Betrag oder die Währung, zeigt die App das dem Mandanten an. Eine Korrekturbuchung erzeugt sie nicht.
Ein Deal, der sich nicht eindeutig buchen lässt, kommt nicht in die Datei: ohne hinterlegtes Erlöskonto, in fremder Währung ohne gewählte Kursquelle oder ohne veröffentlichten Kurs, ohne Betrag oder mit einem Datum außerhalb des Wirtschaftsjahres. Die App setzt dafür kein Konto ein.

Was die Datei nicht ist

Keine Rechnung und kein Beleg. Gebucht wird der gewonnene Deal, nicht eine Rechnung. Kommen die Rechnungen Ihres Mandanten bereits auf anderem Weg zu Ihnen, etwa aus einem Rechnungsprogramm mit DATEV-Export oder über DATEV Unternehmen online, käme derselbe Umsatz doppelt an.
Keine Belegbilder, keine Gutschriften oder Stornos, keine Buchungen in Fremdwährung.
Keine steuerliche Einordnung. Konten, Steuerschlüssel und Steuersätze legt der Mandant fest, in Abstimmung mit Ihnen; die App rechnet und schreibt nur.
Keine Verbindung zu DATEV. Die App erzeugt Dateien, der Mandant gibt sie Ihnen.

Eine Prüfdatei für Ihren Übungsmandanten

Wir erstellen Ihnen gern eine Prüfdatei mit Ihrer Berater- und Mandantennummer: fünf Buchungen, darunter 19 % und 7 % Umsatzsteuer, ein Reverse-Charge-Fall, ein langer Buchungstext und ein Kleinstbetrag. Schreiben Sie uns dazu über das Kontaktformular oder an support@crm-buchhaltung.de.